Les avantages de la dématérialisation des factures pour les entreprises

Selon le dernier baromètre sur la dématérialisation des factures publié par Generix Group en partenariat avec Markess by Exægis, 47 % des entreprises françaises ont déployé plus de 50 % de leur volume de factures au format électronique en 2023. 

Bien que ce chiffre soit en nette augmentation par rapport aux années précédentes, il reste inquiétant quand on sait qu’à partir du 1er septembre 2026, l’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques sera progressivement appliquée aux entreprises françaises. Cette obligation concernera, dans un premier temps, les grandes entreprises et les ETI, mais sera également applicable aux PME et aux micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027. 

Comment expliquer ce chiffre ? Le coût de la transition numérique pour la facturation freine sans aucun doute certaines entreprises. 

Pourtant, la dématérialisation des factures possède de nombreux avantages. 

Voici tout ce qu’il faut savoir avant de sauter le pas ! 

La dématérialisation des factures pour optimiser sa gestion comptable 

En entreprise, la dématérialisation est vue comme un chantier permettant de réduire son empreinte écologique. En effet, émettre des factures au format électronique aide à réduire sa consommation d’encre et de papier, mais également à limiter leur transport. 

Pourtant, la dématérialisation des factures possède bien d’autres avantages pour les entreprises. Il s’agit notamment d’un levier pertinent pour optimiser sa gestion comptable. 

Traçabilité 

Le suivi des factures au format numérique est beaucoup plus efficient qu’au format papier. En effet, une facture traditionnelle peut facilement être perdue par la poste ou même par le service comptabilité : les erreurs humaines sont parfois difficiles à éviter, même avec de la rigueur et des process en place.

Au format électronique, la traçabilité des factures est supérieure : à partir du moment où elle a été générée dans le logiciel de facturation, elle est dans le système. Il est ainsi possible de vérifier si elle a bien été envoyée, à quelle date et à qui, mais également si elle a été réglée ou est toujours en attente de paiement. 

Réduction des coûts

Bien que la transition numérique soit coûteuse pour les entreprises, la dématérialisation des factures permet de réaliser des économies sur le long terme : 

• Les dépenses liées au papier, à l’impression, aux enveloppes et aux timbres sont évitées, car tout passe par la voie électronique (à l’exception des mises en demeure en cas de retard de paiement qui doivent être envoyées en lettre recommandée avec accusé de réception).
• L’archivage physique des factures n’étant plus nécessaire, prévoir un budget pour un espace de stockage devient facultatif.

Gain de temps

Autre avantage de la dématérialisation des factures : le gain de temps.

En effet, il est possible d’automatiser les tâches répétitives. 

L’envoi, la réception et l’archivage des factures peuvent être réalisés sans intervention humaine. Les collaborateurs du service comptabilité peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée.

De plus, les erreurs humaines sont réduites, ce qui permet aussi de gagner du temps : oublier d’envoyer une facture peut se répercuter sur l’activité d’une entreprise pendant plusieurs semaines voire plusieurs mois. 

Conformité, sécurité et accessibilité

Enfin, dématérialiser ses factures favorise également leur conformité, leur sécurité ainsi que leur accessibilité : 

• La signature électronique et la sécurisation de l’archivage permettent de respecter les obligations légales en vigueur. De plus, comme les documents sont standardisés, les éventuels contrôles fiscaux sont facilités.
• Un système d’authentification peut être mis en place afin de sécuriser l’accès aux factures et le risque de perte ou de détérioration est limité par rapport au format papier.
• Enfin, les factures électroniques peuvent être consultées à tout moment et depuis n’importe quel endroit, ce qui est devenu incontournable avec le développement de la mobilité au travail.

Dématérialisation et automatisation : le duo gagnant pour une facturation rapide 

Savez-vous que dématérialisation rime avec automatisation ? Bien que la mise en place des automatisations ne soit pas obligatoire, il s’agit d’un avantage de taille pour accélérer la facturation, mais aussi le paiement des créances. 

En effet, comme la facturation est réalisée plus rapidement, les échanges sont plus fluides entre les entreprises, ce qui favorise un paiement des transactions en temps et en heure. 

De plus, la procédure de recouvrement amiable est facilitée. 

Les relances sont automatiquement envoyées au bout de X jours de retard de paiement aux parties concernées. Grâce à l’automatisation, les factures ne peuvent pas être oubliées et les relances sont transmises plus rapidement. 

Votre entreprise souhaite dématérialiser ses factures pour répondre à la future obligation légale en vigueur à partir de 2026 ? Contactez Cabinet Phenix, expert en recouvrement, pour vous accompagner dans ce chantier : lorsque votre système de facturation aura été digitalisé, recouvrer vos créances deviendra beaucoup plus simple, à condition de vous faire épauler par un spécialiste du secteur.