RGPD et recouvrement : quelles limites pour relancer un client ?
Ce qu’il faut retenir en 3 points
- Les données relatives au recouvrement des impayés sont encadrées par le RGPD.
- Le RGPD implique d’avertir le client de ses droits au moment de la signature des documents contractuels : en cas de défaut de paiement, ses informations personnelles seront conservées dans un fichier regroupant les incidents.
- La non-conformité au RGPD présente un risque important pour les entreprises, d’où la nécessité de faire appel à une société spécialisée dans le recouvrement pour une gestion optimale des impayés.
En juin 2025, à l’occasion d’un événement organisé par l’AFDCC (Association Française des Credit Managers et Conseils), les experts se sont attardés sur le sujet de la gestion des impayés à l’ère du RGPD (règlement général sur la protection des données).
Ce qui est en ressorti, c’est que les entreprises doivent impérativement trouver un équilibre entre respect de la réglementation et efficacité du recouvrement. En effet, depuis la mise en application du RGPD en 2018, il n’est plus possible de relancer un client pour une facture impayée sans respecter des règles strictes relatives à la protection des données personnelles.
Cabinet Phenix vous explique comment vous mettre en conformité avec le règlement général sur la protection des données lors de toutes vos procédures de recouvrement.
La gestion des impayés encadrée par le RGPD
Comment se mettre en conformité par rapport au RGPD ?
Le RGPD impose aux entreprises de mettre en place un fichier qui regroupe les incidents de paiement de leurs clients. Celui-ci contenant des données personnelles, les entreprises sont dans l’obligation d’informer leurs clients de l’existance de ce fichier, au moment de la conclusion du contrat, car c’est à cette occasion que des informations potentiellement sensibles sont collectées.
Si la transaction ne nécessite pas la signature d’un contrat, le client doit tout de même être informé, grâce à une mention sur les CGV ou le bon de commande. Quel que soit le document contractuel signé, le client doit être informé de ses droits d’accès, de rectification et d’opposition.
Quelles données personnelles peuvent être utilisées dans le cadre d’un recouvrement ?
Les documents contractuels doivent préciser la nature des données stockées : identité du débiteur, adresse et moyen de contact. D’autres informations peuvent être collectées, comme par exemple l’historique de la relation commerciale. Mais attention, celles-ci doivent être pertinentes dans le cadre du recouvrement : en cas de contrôle, l’entreprise s’expose à des sanctions si les données récoltées ne sont pas nécessaires à la gestion de l’impayé.
Les informations récoltées sont précieuses pour les entreprises en cas de facture en retard, car elles servent à établir le contact avec le débiteur. Toutefois, elles ne peuvent pas faire ce qu’elles veulent de ces données : tout est encadré par le RGPD et en cas de non-conformité, les sanctions sont bel et bien appliquées.
Quelle durée de conservation pour les informations personnelles ?
Pour ce qui est de la durée de conservation des informations personnelles, le RGPD indique qu’elle doit être limitée et proportionnelle à la finalité. Autrement dit, une entreprise ne peut pas conserver les données de ses clients indéfiniment, même en cas d’incident de paiement.
Voici ce que le référentiel CNIL recommande :
- Les informations doivent être effacées sous 48 heures à partir du moment où l’entreprise a constaté la régularisation du client ou au plus tard 48h après la réception effective du paiement.
- Les données peuvent être conservées pendant 5 ans maximum à compter de la date de l’impayé si le client ne régularise pas sa situation.
- Enfin, les entreprises ont la possibilité d’archiver les informations si une obligation légale l’exige, comme c’est parfois le cas dans certains secteurs d’activité. Mais attention, les données doivent être conservées de façon sécurisée et surtout, elles doivent être anonymisées. Si rien ne justifie l’archivage, les données doivent être supprimées définitivement.
Comment relancer un client en retard de paiement tout en respectant le RGPD ?
Les bonnes pratiques pour relancer un client en conformité avec le RGPD
Voici les pratiques à respecter pour relancer un débiteur :
- Utiliser uniquement les données nécessaires à la relance (nom et prénom du débiteur, coordonnées, informations liées à la facture en retard de paiement) ;
- Privilégier les canaux de communication appropriés (email et courrier de préférence, appel téléphonique en dernier recours et de façon encadrée) ;
- Informer le débiteur de ses droits sur les documents de relance (droit d’accès, de rectification, d’opposition) ;
- Assurer la traçabilité des actions de recouvrement en gardant une trace des relances effectuées et des échanges avec le client.
Bien sûr, il convient de sécuriser les données récoltées (stockage sécurisé, accès limité, protection contre la fuite des données) et de respecter la durée de conservation légale des informations liées aux impayés.
Confier son recouvrement à un professionnel
Enfin, pour un recouvrement conforme au RGPD, le plus simple est encore de faire appel à une société spécialisée comme Cabinet Phenix. En effet, nous respectons le règlement général sur la protection des données dans le cadre de la gestion de vos impayés : contactez-nous pour en savoir plus !
