Les obligations légales des entreprises en cas d’impayés
Lorsqu’une entreprise est confrontée à des impayés récurrents, les conséquences peuvent être lourdes pour sa trésorerie et sa stabilité financière. Pour préserver sa santé économique, il est donc essentiel de mettre en place une procédure rigoureuse afin de recouvrer les factures impayées dans les meilleurs délais.
Mais attention, la mise en place d’une procédure de recouvrement ne s’improvise pas.
Le respect des obligations légales est impératif pour garantir la conformité du processus. De la relance amiable à l’application des intérêts de retard et des frais de recouvrement, sans oublier les règles comptables et fiscales à respecter, rien ne doit être laissé au hasard. La moindre erreur pouvant retarder le règlement des créances et fragiliser la situation financière de l’entreprise.
La relance amiable : un préalable obligatoire pour toute procédure de recouvrement
En cas d’impayés, le créancier est tenu de respecter une procédure stricte de recouvrement pour protéger ses intérêts en toute conformité avec la loi. Avant d’envisager toute action judiciaire pour le recouvrement des factures impayées, il est donc obligatoire de procéder à une relance amiable du débiteur.
Pourquoi la phase de recouvrement amiable est-elle obligatoire ?
Engager directement une action en justice sans avoir tenté de recouvrement amiable est une erreur stratégique. En effet, la demande du créancier risque d’être rejetée par le tribunal s’il n’est pas en mesure de prouver qu’il a effectué des relances préalables.
Pour être dans son bon droit, le créancier doit ainsi démontrer qu’il a envoyé au moins 2 relances au débiteur avant de procéder à une mise en demeure, dernière étape avant le recouvrement judiciaire.
En plus d’être une obligation légale, la relance amiable présente de nombreux avantages :
- Elle est incitative : l’envoi d’une relance suffit souvent pour obtenir la régularisation de la situation.
- Elle préserve la relation client, actuelle et future.
- Elle est une preuve formelle : une relance écrite constitue une preuve légale de l’existence de la dette, empêchant ainsi toute contestation du débiteur lors de la procédure judiciaire.
- Elle possède un coût réduit : contrairement à l’action en justice, la relance amiable est peu coûteuse, en plus d’être rapide et facile à mettre en œuvre.
Comment la procédure de relance amiable se déroule-t-elle ?
La procédure de recouvrement amiable se déroule en 3 temps :
- L’envoi d’une première relance, de préférence par écrit (courrier ou e-mail), pour rappeler poliment au débiteur que l’échéance est dépassée.
- L’envoi d’une seconde relance, toujours par écrit, rédigée avec un ton un peu plus ferme, pour marquer l’urgence de la situation.
- L’envoi d’une mise en demeure, en lettre recommandée avec accusé de réception, qui stipule :
-
○ La somme due (numéro, date et montant de la facture)
○ Les intérêts de retard éventuels
○ La mention “mise en demeure de payer sous X jours”
○ L’avertissement des conséquences en cas de non-paiement
Les intérêts de retard et les frais de recouvrement
En cas d’impayé, le créancier est en droit d’appliquer des intérêts de retard et une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.
Quels intérêts de retard s’appliquent en cas d’impayés ?
Les intérêts de retard doivent être calculés dès le lendemain de la date d’échéance de la facture, sur la base du taux d’intérêt légal ou du taux indiqué dans les CGV.
Le taux d’intérêt légal correspond au taux directeur de la Banque Centrale Européenne majoré de 10 points.
Voici le calcul à appliquer :
Montant de la facture X taux majoré X (nombre de jours de retard / 365)
Quel montant pour l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement ?
L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est fixée à 40 € pour chaque facture impayée. Elle s’applique en complément des intérêts de retard.
Bon à savoir : si les frais engagés pour recouvrer l’impayé sont supérieurs à 40 €, le créancier est en droit de demander une compensation financière au débiteur, à condition de pouvoir justifier les coûts.
Les obligations comptables en cas d’impayés
Les impayés ont des conséquences comptables sur l’entreprise.
Voici les règles comptables à respecter pour éviter tout redressement fiscal ou sanction financière.
Comment comptabiliser les créances douteuses ?
- Identification de la créance douteuse : l’entreprise doit évaluer le risque de non- recouvrement de la facture dans un délai raisonnable.
- Enregistrement de la provision : la provision pour créance douteuse est comptabilisée dans les comptes afin de refléter le risque de non-paiement.
- Annulation ou exclusion de la provision : la provision est annulée lorsque la créance est réglée. Par contre, si elle devient irrécouvrable, il faut l’exclure du bilan comptable de l’entreprise.
Qu’en est-il de la TVA sur les factures impayées ?
Il est impératif de régulariser la TVA en cas d’impayé.
En effet, au bout de 6 mois, la créance est considérée comme irrécouvrable.
L’entreprise peut alors exercer son droit de reprise de la TVA pour la part de la créance qui n’a pas été
réglée. Il convient alors de faire une déclaration de TVA rectificative auprès de l’administration fiscale.
Attention : la régularisation de la TVA est uniquement possible si la créance est considérée comme irrécouvrable et que l’entreprise peut en apporter la preuve.
