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Stratégie de recouvrement

Qu’est le chiffre d’affaires compensatoire ?

C’est le chiffre d’affaire à refaire pour compenser un impayé, et ce, sans aucune rentabilité, il s’agit seulement de revenir à la situation initiale comme si l’impayée n’avait jamais eu lieu.

Pendant la réalisation du Chiffre d’affaire compensatoire toute l’entreprise travaille pour rattraper ses pertes, sans aucun bénéfice.

Les entreprises ayant une marge faible ont un chiffre d’affaires compensatoire plus élevé que celles qui ont une marge plus forte. Et comment calculer la marge ?

Hélas ce n’est pas seulement le prix d’achat de la marchandise, il faudra aller un peu plus loin que ça.

Sur votre compte de résultat trouvez « Le résultat d’exploitation », puis divisez-le par « Le Chiffre d’affaires ».

Taux de marge =  Résultat d’exploitation/Chiffre d’affaires

Et le Chiffre d’affaires compensatoire se calcule comme suit : Le chiffre d’affaire impayé / Taux de marge. Ci-dessus un tableau qui donne quelques exemples de Chiffres d’affaires compensatoire selon la marge et l’impayé.

L’impayé est beaucoup plus dévastateur qu’on le croit. Si vous avez un taux de marge de 5%, ce qui est très bien pour une entreprise Française moyenne, alors pour un impayé de 1 000€ il vous faudra réaliser 20 000€ de chiffre d’affaires compensatoire.

Comme vous pouvez le constater « Le petit impayée de 1 000€» n’est pas si petit que ça finalement. Il est préférable que ça soit recouvré et que vous payiez une commission plutôt qu’enregistrer une perte sèche. D’autant plus que si vous en avez plusieurs dans l’année, le combat de recouvrement mérite d’être mené.

Vous la savez bien “tout ce qui mérite d’être fait, mérite aussi d’être bien fait”, pour un premier contact appelez nos services au 01 53 20 12 76.

Faut-il fixer des objectifs au service de relances Interne ?

La réponse est oui. L’expérience démontre que les entreprises qui fixent des objectifs à leurs services de relances interne, se font payer plus vite que celles qui ne se fixent pas d’objectif de tout. Vaut mieux avoir un objectif, que de ne pas en avoir. Cela permet quand même d’obtenir plus de résultats même si l’objectif n’est pas atteint.

Qu’est-ce que ça rapporte ?

Un environnement de travail motivant pour les salariés.

Des dizaines voire des centaines de milliers d’euros de gain de trésorerie pour l’entreprise. Un de nos clients Grand compte a gagné 700 000€ de trésorerie en un an à la suite de la mise en place du système d’objectifs. Les PME-PMI gagnent selon leurs situations de départ entre 50 000€ et 200 000€ de trésorerie.

Aux vues du potentiel de gain ce n’est pas que nécessaire, c’est INDISPENSABLE !

Sur quoi doit-on se fixer les objectifs ?

Si vous êtes une entreprise en stabilisation de Chiffre d’Affaires, vous pouvez fixer à votre équipe de relance interne un objectif en termes de DSO (nombre de jours clients).

Si vous êtes une entreprise avec un chiffre d’affaires en évolution qu’il soit à la baisse ou à la hausse, le DSO n’est pas l’indicateur le plus fiable. Car le DSO tient compte du CA et de la partie non échue des créances. Dans ce cas mieux vaut fixer des objectifs en terme de pourcentage de recouvrement de votre encours total du mois dernier et des échus de ce mois ci.

Il convient d’analyser l’historique de ce pourcentage avant de fixer les objectifs. Si vous êtes dans un métier à forte saisonnalité, comme notre client en exemple, il faut en tenir compte. Dans l’image de cet article  vous voyez le taux de recouvrement selon les mois d’un de nos clients qui a une forte saisonnalité qui doit en tenir compte pour fixer les objectifs.

Si vous accordez 30 jours :

Exemple : Au 30 juin 2018 nos recouvrements doivent représenter 64,50% de notre encours total fin mai 2018.

Soit :

Encours total 30 mai 2018 : 3 453 000€

Objectif de recouvrement au 30 juin 2018 : 2 227 185€

Si vous accordez 60 jours :

Exemple : Au 30 juin 2018 nos recouvrements doivent représenter 64,50% de notre encours total de fin avril 2018.

Soit :

Encours total du 30 avril 2018 : 3 453 000€

Objectif de recouvrement au 30 juin 2018: 2 227 185€

Si vous avez une forte saisonnalité en décembre, comme cette entreprise, l’objectif d’un taux de recouvrement de l’ordre de 45% en mars peut être très ambitieux, alors que ça peut paraitre facile par rapport aux mois d’octobre ou de novembre.

Tout ça pour dire qu’il y a une réflexion à mener avant d’instaurer un système d’objectif pour les équipes de relance sur le nombre de jours clients pour que ceci soit à la fois motivant pour le personnel et rentable pour l’entreprise.

Nos consultants sont à votre disposition pour vous accompagner dans la mise en place d’un tel projet.

Méfiez-vous des relations tripartites !

La relation tripartite est souvent source d’impayé et génère des tensions et des problèmes de recouvrement de créances. On rencontre ce type de relation le plus souvent dans le monde de la publicité, de l’édition et du bâtiment. C’est ainsi que le fournisseur se trouve être embarqué dans des histoires qu’il ne maîtrise pas.

Les relations tripartites se ressemblent, on y trouve :

– un fournisseur

– un client (très souvent solvable, inspirant confiance)

– un intermédiaire

Très généralement l’intermédiaire passe une commande au fournisseur et demande la livraison chez son client. Quand le fournisseur facture l’intermédiaire, il lui dit de facturer le client, quand le fournisseur facture le client, on lui dit de facturer l’intermédiaire. Le fournisseur se retrouve au milieu à gérer les problèmes qui ne sont pas les siens pour tenter de se faire payer. Dans certains cas cela ressemble à un coup monté.

Exemple 1:
Un architecte demande des travaux supplémentaires sur un chantier. Le client pensait que c’était inclut dans le prix de l’architecte donc refuse de payer. L’architecte dit que c’est son client qui a demandé les travaux et qu’il n’y est pour rien, demande ainsi au fournisseur de facturer directement le client qui lui refuse de payer.

Exemple 2:
Une agence de publicité demande la réalisation d’une plaquette à un imprimeur et demande la livraison directement chez le client final en lui demandant de facturer le client. Quand la facture arrive, le client demande au fournisseur de voir ce point avec son agence de publicité à qui il aurait déjà payé la prestation.

LA PARADE EST POURTANT SIMPLE :
Le fournisseur doit voir arriver la complication au moment de la commande et doit se rassurer que celui qui passe la commande sera bien le payeur. Il ne devra pas livrer tant qu’il subsiste des doutes sur la question.

Si votre créance est dans cette situation, contactez nos services au 01 53 20 12 76 pour une étude de votre dossier.

Pourquoi externaliser le recouvrement de ses créances ?

Jusqu’à présent, votre entreprise se chargeait elle-même du recouvrement des créances auprès de ses clients. Cependant, il ne s’agit peut-être pas d’une solution très optimale. Vous vous demandez si l’externalisation du recouvrement des créances peut être une bonne idée pour votre entreprise ? Voici les 3 principaux avantages qui poussent de nombreuses sociétés à opter pour l’externalisation du recouvrement de leurs impayés.

 

L’externalisation du recouvrement : un gain de temps

 

Dans le monde du travail, le temps, c’est de l’argent. Les grandes entreprises peuvent se permettre de dédier un ou plusieurs postes au recouvrement des créances, mais ce n’est pas forcément le cas des PME.

 

Le paiement des factures est essentiel pour maintenir la trésorerie d’une entreprise à flot et lui permettre de se développer dans de bonnes conditions. Cependant, vos employés n’ont pas forcément de temps à accorder au processus de recouvrement des créances. Si le temps est une denrée rare dans votre entreprise et que vous ne pouvez pas créer un poste dédié à cette mission, externaliser le recouvrement des créances est une excellente idée. Il ne faut pas oublier que le recouvrement peut prendre beaucoup de temps et cela ne concerne pas uniquement les procédures judiciaires : même le recouvrement amiable demande un investissement important aux entreprises.

 

Le recouvrement : un métier complexe

 

De nombreux clients tardent à s’acquitter de leurs factures et cela risque de mettre en danger votre entreprise ? Nous vous recommandons de vous intéresser à l’externalisation du recouvrement des créances afin de bénéficier de l’expertise d’un cabinet spécialisé. En effet, dans les PME, ce sont souvent les comptables qui se chargent du recouvrement des créances. Cependant, les comptables dans les petites et moyennes entreprises manquent bien souvent de temps et ne sont pas forcément formés aux méthodes de recouvrement, notamment judiciaires.

 

Préserver sa relation client en externalisant le recouvrement des créances

 

Une dernière raison peut pousser les entreprises à externaliser le recouvrement de leurs créances. En effet, faire appel à un cabinet spécialisé dans le recouvrement permet aux entreprises de préserver leur relation client. Les dirigeants des PME le savent bien : il est important de conserver une bonne entente avec ses clients pour faire prospérer son business. Mais comment y parvenir lorsque l’entreprise décide de se charger elle-même du recouvrement de ses créances ?

 

Dans l’imaginaire collectif, les cabinets spécialisés dans le recouvrement utilisent des méthodes musclées afin d’obtenir le paiement des factures. Ce qui risquerait de ternir l’image de votre entreprise auprès de ses clients. Cependant, si vous choisissez de vous faire accompagner par un prestataire sérieux, comme le cabinet Phenix, vous aurez la garantie que les méthodes utilisées respectent strictement la loi.

 

Vous souhaitez en savoir plus sur l’externalisation du recouvrement des créances ? N’hésitez pas à contacter le service client du Cabinet Phénix si vous avez la moindre question en appelant au 01 53 20 12 76.

Recouvrement amiable ou judiciaire : pour quelle solution opter ?

Vos clients tardent à payer leurs factures ? Le moindre retard de paiement peut engendrer de grosses difficultés financières pour les entreprises. C’est pourquoi, il est possible de faire appel à une société de recouvrement afin d’obtenir le paiement de ses créances commerciales.

 

Cependant, il existe plusieurs procédures envisageables. Si vous hésitez entre le recouvrement amiable et judiciaire, voici quelques informations qui vous permettront de prendre la décision qui s’impose.

 

Quelle est la différence entre le recouvrement amiable et judiciaire ?

 

Afin d’obtenir le règlement des factures impayées, il est possible d’opter pour le recouvrement amiable ou judiciaire. Avant de faire votre choix, il est important de bien comprendre ce qui différencie ces 2 procédures. Voici quelques éléments de réponse qui vous permettront de mieux comprendre :

  • La démarche amiable convient à toutes les sommes. Seulement pour les montants élevés et ne trouvant pas une solution amiable la société de recouvrement n’aura pas d’autres choix que de recourir au recouvrement judiciaire.
  • Notre cabinet opte toujours pour une solution à l’amiable. Mais lorsque celle-ci n’aboutit pas, la procédure contentieuse est bien souvent la seule solution qui existe pour obtenir le règlement de ses factures.

Bien évidemment, le recouvrement judiciaire est une procédure beaucoup plus longue et complexe que le recouvrement amiable. Cependant, dans certaines situations, les entreprises sont dans l’obligation d’opter pour la voie contentieuse afin d’obtenir le paiement de leurs factures impayées.

 

Quelle procédure choisir entre le recouvrement judiciaire et amiable ?

 

Le recouvrement amiable des créances possède de nombreux avantages. En effet, la procédure est simplifiée et permet à l’entreprise de conserver une bonne entente avec ses clients. Cependant, il n’est pas toujours possible d’opter pour un recouvrement amiable :

 

  • Le montant de la créance ne doit pas excéder 4000 euros. Pour les montants plus élevés, la société de recouvrement n’aura pas d’autres choix que de recourir au recouvrement judiciaire.
  • Parfois, les sociétés de recouvrement optent pour une procédure amiable. Mais lorsque celle-ci n’aboutit pas, la procédure contentieuse est bien souvent la seule solution qui existe pour obtenir le règlement de ses factures.

 

Quelle que soit la situation dans laquelle se trouve votre entreprise, nous vous conseillons de vous rapprocher de votre cabinet de recouvrement afin de vous faire conseiller par des experts de la créance. Celui-ci vous proposera la solution la plus adaptée à votre situation. Contactez sans plus tarder les spécialistes de Cabinet Phénix en appelant au 01 53 20 12 76. Nous allons vous aider à percevoir les sommes qui vous sont dues.

Comment traiter les litiges clients?

Le client peut avoir un litige, nous ne contestons pas cela. En revanche le litige ne doit pas devenir le moyen de ne pas payer ses factures ou de payer ses factures en retard ou encore d’obtenir des avoirs supplémentaires.

Il existe plusieurs facteurs de succès dans le traitement des litiges :

  • une prévention grâce à de bonnes Conditions Générales de Vente (CGV)
  • une identification rapide du litige (15 jours après la date d’échéance)
  • un traitement rapide du litige (30 jours après la date d’échéance)
  • le recouvrement rapide de votre créance (45 jours après la date d’échéance)

Le traitement efficace des litiges commence avec la rédaction des CGV. Le vendeur doit absolument avoir, entres autres, une clause de signalement de litige qui précise le nombre de jours pour signaler un litige et la façon de le signaler (LR/AR, mail, etc.). Et ce, même si le vendeur a souscrit à une assurance-crédit. En cas de litige celle-ci sera suspendue et le vendeur sera tributaire de la décision du tribunal. Donc s’il a de bonnes CGV ceci peut dissuader son débiteur, dans le cas contraire il augmentera ses changes de gagner le procès.

Si le service commercial accepte le litige, alors il doit le traiter sans délais.

L’erreur la plus fréquente est d’établir un avoir sans aucune contrepartie. Le débiteur de mauvaise foi peut ainsi empocher la concession du vendeur sans pour autant le payer. Le jour où le vendeur voudrait mandater son partenaire en recouvrement, il ne peut le mandater que pour la somme restante due.

Si le service commercial n’accepte pas le litige alors le vendeur doit faire intervenir son partenaire immédiatement.

Cela ne sert à rien d’attendre il faut agir de suite.

La solvabilité du débiteur ne va que s’empirer, le litige va tomber dans les oubliettes, les personnes travaillant chez le vendeur ou chez le débiteur vont changer de poste, de site ou d’entreprise et cela deviendra très difficile de recouvrer la créance avec le temps.

Le Cabinet Phénix propose un audit gratuit des CGV pour améliorer la protection des entreprises dans ce domaine. Consultez nous pour mettre en place un dispositif interne de gestion de litiges efficace.

 

Plus une créance est récente, plus les chances de la recouvrer sont grandes!

Le schéma ci-dessus illustre bien la progression du risque dans le temps.

Le jour J étant le jour de l’échéance, comme vous le remarquerez le risque zéro n’existe pas, car même le jour de l’échéance il y a un petit risque d’impayé de 3%.

J+3 mois 

En revanche ce petit risque va prendre son envol et sera multiplié par 3,33 pour représenter 10% de risque dans les 3 mois. Ce n’est pas pour rien que les chances de recouvrement sont plus élevées pendant cette période. Les serials créanciers le savent bien, ils n’attendent pas pour mandater leur partenaire en recouvrement très longtemps.

J+6 mois 

Si la relance interne n’a pas été efficace avant, elle le sera encore moins après. N’oubliez pas, si votre débiteur n’a pas tenu ses deux premières promesses, il y a 80% de chances qu’il ne tienne pas les suivantes. Le risque d’impayé a doublé en l’espace de 3 mois, à présent il est de 20%. Les autres créanciers sont désormais vos concurrents, car il n’y en aura peut-être pas assez pour payer tous les créanciers.

J+9 mois 

Le risque d’impayé a plus que doublé depuis la dernière fois, à présent il est de 50%. De 6 à 9 mois est la période ou le risque progresse le plus rapidement. Si vous n’avez pas déjà confié votre dossier à votre partenaire en recouvrement, on se demande bien ce que vous attendez?

J+12 mois 

Il est déjà certainement trop tard pour beaucoup de vos créances, la tendance s’est inversé, désormais nous allons plutôt parler de vos chances de recouvrement de 10%.

J+15 mois 

La bonne nouvelle c’est que le risque est tellement élevé qu’il ne progresse presque plus.

QUE FAIRE PAR RAPPORT A CE CONSTAT?

Nous vous conseillerons de ne pas attendre plus de 3 mois avant de mandater votre partenaire de recouvrement de créances.

Si vous hésitez trop longtemps parce que vous allez payer une commission, vous ne faites pas le bon calcul. Ci-dessous la comparaison chiffrée de deux raisonnements :

Partons sur l’exemple d’un créancier qui a 5 dossiers de 5 000€, soit un portefeuille de 25 000€ de créances.

Raisonnement 1 : « Je confie mes dossiers à 9 mois car je ne veux pas payer trop de commissions.»

Réussite 50%, recouvré 12 500€, commissions payées : 1 750€.

Solde tout compte = pertes subies + rémunération du partenaire (12 500 +1 750= 14 250€)

Raisonnement 2 : « Je confie mes dossiers à 3 mois car je ne veux pas perdre trop d’argent.»

Réussite 90%, recouvré 22 500€, commissions payées : 3 150€.

Solde tout compte = pertes subies + rémunération du partenaire (2 500 +3 150= 5 650€)

Conclusion :

Vous voyez bien que le principal n’est pas de payer le moins de commission possible, mais de récupérer un maximum de créances. Dans le raisonnent 2 le créancier paye presque 2 fois plus de commissions alors que tous comptes faits il est gagnant par rapport au raisonnement 1.

 

Le recouvrement de créances est un métier.

Il y a une différence entre faire quelque chose et en faire son métier.

Plus de la moitié de la population mondiale fait quotidiennement de la cuisine or très peu de personnes sont de chefs cuisiniers. Bien que ce soit indispensable il ne suffit pas de savoir bien cuisiner pour devenir un chef cuisinier.

Nous n’avons naturellement pas besoin d’un chef cuisinier à tous nos repas. On sollicite un chef cuisinier pour une occasion rare et qui nous est cher. Ce jour là, on ne voudrait pas se contenter de quelqu’un qui, seulement fera bien la cuisine. (suite…)

Prenez des risques contrôlés.

Ce n’est pas parce que vous n’avez pas réussie à vous faire payer par le passé qu’il ne faut plus rien faire aujourd’hui.

Beaucoup de personnes reprennent leur voiture après avoir vécu un accident de la route. Si chaque fois qu’une personne accidentée devait arrêter de prendre la route, nous n’avancerions pas beaucoup. En revanche ces personnes changent leur façon de conduire. Elles sont plus attentives, elles roulent moins vite, elles anticipent d’avantage.

C’est exactement pareille pour une entreprise, un impayé fait partie du paysage des affaires. A notre avis, vouloir l’éviter à tout prix coûte beaucoup trop cher en termes de coût d’opportunité. (suite…)

Appliquez les méthodes des sportifs de haut niveau.

PRENEZ UN BON DEPART

Dans le recouvrement de créances, prendre un bon départ est une obligation. Tel un sportif de haut niveau, vous ne pouvez gagner la course si vous prenez un mauvais départ. Si vous décidez de réclamez votre argent, alors décidez aussi de le réclamer en premier. Car, il n’y a guerre de différence entre réclamer son argent en 3eme ou en 4eme position et ne rien réclamer du tout. (suite…)