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Comptabilité finance

Faut-il fixer des objectifs au service de relances Interne ?

La réponse est oui. L’expérience démontre que les entreprises qui fixent des objectifs à leurs services de relances interne, se font payer plus vite que celles qui ne se fixent pas d’objectif de tout. Vaut mieux avoir un objectif, que de ne pas en avoir. Cela permet quand même d’obtenir plus de résultats même si l’objectif n’est pas atteint.

Qu’est-ce que ça rapporte ?

Un environnement de travail motivant pour les salariés.

Des dizaines voire des centaines de milliers d’euros de gain de trésorerie pour l’entreprise. Un de nos clients Grand compte a gagné 700 000€ de trésorerie en un an à la suite de la mise en place du système d’objectifs. Les PME-PMI gagnent selon leurs situations de départ entre 50 000€ et 200 000€ de trésorerie.

Aux vues du potentiel de gain ce n’est pas que nécessaire, c’est INDISPENSABLE !

Sur quoi doit-on se fixer les objectifs ?

Si vous êtes une entreprise en stabilisation de Chiffre d’Affaires, vous pouvez fixer à votre équipe de relance interne un objectif en termes de DSO (nombre de jours clients).

Si vous êtes une entreprise avec un chiffre d’affaires en évolution qu’il soit à la baisse ou à la hausse, le DSO n’est pas l’indicateur le plus fiable. Car le DSO tient compte du CA et de la partie non échue des créances. Dans ce cas mieux vaut fixer des objectifs en terme de pourcentage de recouvrement de votre encours total du mois dernier et des échus de ce mois ci.

Il convient d’analyser l’historique de ce pourcentage avant de fixer les objectifs. Si vous êtes dans un métier à forte saisonnalité, comme notre client en exemple, il faut en tenir compte. Dans l’image de cet article  vous voyez le taux de recouvrement selon les mois d’un de nos clients qui a une forte saisonnalité qui doit en tenir compte pour fixer les objectifs.

Si vous accordez 30 jours :

Exemple : Au 30 juin 2018 nos recouvrements doivent représenter 64,50% de notre encours total fin mai 2018.

Soit :

Encours total 30 mai 2018 : 3 453 000€

Objectif de recouvrement au 30 juin 2018 : 2 227 185€

Si vous accordez 60 jours :

Exemple : Au 30 juin 2018 nos recouvrements doivent représenter 64,50% de notre encours total de fin avril 2018.

Soit :

Encours total du 30 avril 2018 : 3 453 000€

Objectif de recouvrement au 30 juin 2018: 2 227 185€

Si vous avez une forte saisonnalité en décembre, comme cette entreprise, l’objectif d’un taux de recouvrement de l’ordre de 45% en mars peut être très ambitieux, alors que ça peut paraitre facile par rapport aux mois d’octobre ou de novembre.

Tout ça pour dire qu’il y a une réflexion à mener avant d’instaurer un système d’objectif pour les équipes de relance sur le nombre de jours clients pour que ceci soit à la fois motivant pour le personnel et rentable pour l’entreprise.

Nos consultants sont à votre disposition pour vous accompagner dans la mise en place d’un tel projet.

Comment limiter le risque d’impayés ?

Il est difficile de totalement supprimer le risque d’impayés. Cependant, il est possible de limiter les retards de paiement grâce à la mise en œuvre de certaines pratiques.

 

Le Cabinet Phénix vous propose de faire le point sur 4 stratégies à adopter pour limiter le risque d’impayés.

 

Encadrer les échanges avec les Conditions Générales de Vente

 

Pour limiter les retards de paiement ainsi que les impayés, il est nécessaire de faire rédiger des conditions générales de vente. Les CGV doivent être annexées au document commercial et il est important que le client en prenne connaissance afin de les valider.

 

Des conditions générales de vente bien rédigées sont indispensables afin de préciser les pénalités de retard ainsi que les modalités de traitement des litiges en cas d’impayés. Il s’agit d’une protection supplémentaire : les mauvais payeurs hésiteront avant de ne pas payer leur facture et vous obtiendrez plus facilement gain de cause en cas de recouvrement, notamment judiciaire.

 

Réaliser des contrôles de solvabilité pour éviter les mauvaises surprises

 

Si une entreprise travaillait uniquement avec des clients de confiance, la question des impayés ne devrait même pas se poser. Avant de signer un gros contrat avec un nouveau client, il est nécessaire de procéder à certaines vérifications.

 

Dans un premier temps, nous vous recommandons de contrôler qu’il ne s’agit pas d’une entreprise fictive. Ensuite, vous pourrez vérifier la solvabilité du client en vous appuyant sur des données facilement trouvables sur Internet : date de création de l’entreprise, résultats financiers, etc.

 

Bien évidemment, le contrôle de la solvabilité est plus complexe pour les entreprises qui traitent uniquement avec des particuliers.

 

Suivre les factures

 

En assurant un suivi rigoureux de vos factures, vous pourrez rapidement réagir en cas de retard de paiement. Si vous voulez éviter que les retards de paiement se transforment en impayés, nous vous conseillons vivement de ne pas laisser traîner les dossiers : plus vous attendrez pour relancer un client, plus vous aurez de difficultés pour récolter les sommes dues.

 

Mettre en place une stratégie de recouvrement

 

Mettre en place une stratégie de recouvrement amiable et judiciaire est une excellente idée pour obtenir rapidement le paiement des impayés. Dans un premier temps, si le montant n’est pas trop élevé et que vous êtes en bons termes avec le client, vous pourrez opter pour le recouvrement amiable. Mais si le paiement tarde à être effectué et que le client ne semble pas vouloir payer les factures, la mise en place d’un processus de recouvrement judiciaire se révélera indispensable.

 

Vous pouvez confier le recouvrement à un cabinet spécialisé afin de gagner en temps et en efficacité : n’hésitez pas à vous rapprocher du Cabinet Phénix afin d’en savoir plus sur la stratégie à mettre en œuvre.

 

Une fois que vous aurez mis en place ces différentes stratégies, votre trésorerie sera sécurisée et vous limiterez le risque de subir des impayés.

Comment comptabiliser les pénalités de retard?

Comment comptabiliser les pénalités de retard?

Notre Cabinet solde de plus en plus souvent les créances assorties d’une pénalité de retard.

Nous avons donc jugé utile de rappeler les principes de base pour enregistrer dans la comptabilité ces pénalités recouvrées en plus du principal.

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Comment passer une créance par pertes et récupérer la TVA?

La comptabilité doit refléter une image fidèle de la situation réelle de l’entreprise. La description des opérations et des situations doit être adéquate, loyale, claire, précise et complète. Au nom du principe de prudence, il ne doit donc pas y avoir des écarts entre la réalité des comptes clients et la comptabilité.

Nous rencontrons beaucoup trop d’entreprises qui ne respectent pas ce principe. Certaines sont redressées par le fisc lors d’un contrôle fiscal en raison des écritures comptables non conformes. Alors nous avons jugé utile de publier cet article pour rappeler les principes de base.

La motivation première de notre cabinet est de recouvrer vos créances. Mais lorsque ceci n’est pas possible nous pouvons aussi vous aider à justifier leurs caractères irrécouvrables pour vous mettre à l’abri d’un redressement en cas de contrôle fiscal.

Qu’est qu’une créance douteuse? 

Une créance est considérée douteuse pour deux raisons :

1)     le débiteur n’est pas en situation de pouvoir l’honorer dans les délais prévus. Dans ce cas on parle d’une créance douteuse qui est certaine, liquide et exigible.

2)     Le débiteur conteste la créance totalement ou partiellement. Dans ce cas on parle d’une créance douteuse qui est certaine et liquide mais son côté exigible doit être tranché à l’amiable ou par voie judiciaire.

ATTENTION : La récupération de la T.V.A n’est pas autorisée pour les créances douteuses et peut être redressée par le fisc.

Le simple fait que la créance commence à vieillir et/ou qu’elle soit contestée ou encore que le débiteur ne réagisse pas aux relances peut vous permettre de la considérer comme une créance douteuse. Le fait de confier cette créance à votre partenaire en recouvrement qui figurera sur l’état des créances le justifiera également.

Comment comptabiliser une créance douteuse?

Lorsqu’une créance devient douteuse, voilà les écritures qui doivent être passées en comptabilité en 2 étapes:

Etape 1 :

  1. débiter le compte 416 Clients douteux ou litigieux
  2. créditer le compte 411 Créances clients

Etape 2 : Le créancier doit aussi estimer les probabilités de l’impayé et provisionner ses créances en respectant une règle par exemple :

Créances moins de 3 mois : Dépréciation : 10%

Créances entre 3 et 6 mois : Dépréciation : 20%

Créances entre 6 et 12 mois : Dépréciation : 50%

Créances à plus de 12 mois : Dépréciation : 80%

Voilà les écritures qui doivent être passées en comptabilité :

  1. débiter le compte 68174 Dotations aux provisions pour dépréciation des créances
  2. créditer le compte 491 Provisions pour dépréciation des comptes de clients

S’il s’agit d’une dépréciation exceptionnelle et non habituelle (de sorte que l’on ne rencontre pas dans les années précédentes) on peut alors mouvementer le compte 6876 Dotations pour dépréciations exceptionnelles à la place du compte 68174 Dotations aux provisions pour dépréciation des créances.

ATTENTION : Les provisions doivent être passées dans la limite du montant total hors taxes de la créance. Seules les variations des dépréciations de chaque année doivent être rapportées au compte de résultat. Il ne faut surtout pas reprendre entièrement la provision passée et d’en constituer une nouvelle.

Si le créancier a souscrit à une Assurance-Crédit?  Le créancier peut alors ne provisionner que la perte qui restera à sa charge après indemnisation par l’assurance-crédit. Le créancier doit retrancher de la dépréciation la partie couverte tous les ans et ajuster le montant de la provision. Analysons les probités et les écritures qui doivent être passées.

Le débiteur règle alors  que le créancier avait provisionné : une reprise de provision s’impose, voilà les écritures qui doivent être passées en comptabilité :

  1. débiter le compte 491 Provisions pour dépréciation des comptes de clients
  2. créditer le compte 78174 Reprises sur provisions pour dépréciation des créances

Le risque de l’impayé augmente alors que le créancier avait provisionné partiellement : une provision complémentaire doit être passée, voilà les écritures qui doivent être passées en comptabilité :

  1. débiter le compte 68174 Dotations aux provisions pour dépréciation des créances
  2. créditer le compte 491 Provisions pour dépréciation des comptes de clients

 Qu’est qu’une créance irrécouvrable? Une créance est irrécouvrable lorsque toutes les chances de recouvrement disparaissent. Ceci est matérialisé par un certificat d’irrecouvrabilité, la liquidation judiciaire du débiteur ou une décision de justice déboutant le créancier. Notre Cabinet peut aussi attester le caractère irrécouvrable d’une créance pour une 12e de raisons différentes : modicité, partie sans laisser d’adresse, …

ATTENTION : La récupération de la T.V.A sans justification peut également être redressée par le fisc, même pour une créance irrécouvrable.

Comment comptabiliser une créance irrécouvrable? Voici les écritures comptables à enregistrer en cas d’irrécouvrabilité de la créance :

1. débiter les comptes :

654 Pertes sur créances irrécouvrables

4457 T.V.A collectée

2. créditer le compte 416 Clients douteux ou litigieux.

Attention : Pour pouvoir passer la créance par perte et récupérer la TVA le caractère irrécouvrable de la créance doit être prouvé, ceci est nécessaire mais insuffisant. Il faut en plus respecter une formalité bien précise qui est décrite ci-dessous.

Comment récupérer la TVA? Si l’entreprise créancière paie la TVA à l’encaissement, elle doit quand même justifier de ses démarches pour recouvrer sa créance, dont la TVA, mais elle n’y est pas parvenue. Autrement le fisc peut considérer que le créancier a fait preuve de laxisme et peut quand-même la redresser et exiger le paiement de la TVA non collectée.

Si l’entreprise créancière paie la TVA réel, le mois de facturation, il y a en plus l’enjeu financier, car elle peut récupérer la TVA payée à condition de remplir la formalité suivante.

Quel que soit le régime de TVA en cas d’une facture impayée totale ou partielle afin de récupérer la T.V.A payée, l’entreprise créancière doit envoyer à son débiteur un duplicata de la facture initiale comportant la mention :

Facture demeurée impayée pour la somme de …€ (prix net) et pour la somme de … € (TVA correspondante) qui ne peut faire l’objet d’une déduction (article 272 du CGI).

En effet si le débiteur n’a pas payé la TVA il ne peut pas la déduire, ce n’est que justice. Le créancier a donc le devoir de le rappeler au débiteur pour décharger la responsabilité sur lui. Naturellement il garde une copie pour justifier de ses démarches en cas de contrôle. L’entreprise créancière peut enfin récupérer la T.V.A sur sa créance impayée. Dès lors si le débiteur déduit la TVA, c’est lui qui sera redressé.

Récupération de la TVA en cas de Liquidation Judiciaire :

La récupération de TVA peut être opérée dès la date de décision de justice prononçant la liquidation. Si la créance avait fait l’objet d’une dépréciation, il faut alors la reprendre. Voici les écritures comptables à enregistrer :

  1. débiter le compte 491 Provisions pour dépréciation des comptes de clients
  2. créditer le compte 78174 Reprises sur provisions pour dépréciation des créances

Nos consultants sont à votre disposition pour mettre en place les démarches pour recouvrer vos créances sinon de justifier leurs caractères irrécouvrables.

Comment calculer le coût du recouvrement?

COMMENT CALCULER LE COUT DU RECOUVREMENT ?

Le créancier qui a peu de dossiers prendra aussi peu de temps pour faire son choix selon la grille de commission des prestataires de recouvrement. Si un prestataire propose un taux de commission de 7% et l’autre 14% il y a de fortes chances que son choix s’arrête sur le moins cher des deux.

Pourtant les actions qu’un prestataire mettra en œuvre seront en corrélation avec ses propres espoirs de gains. Plus les espoirs de gains d’un prestataire seront élèves, plus il pourra mettre en œuvre d’actions visant à recouvrer la créance qui lui est confiée. Ce point mérite d’être souligné.

(suite…)

Les retards de paiements font perdre autant que les impayés.

C’est assez inquiétant d’entendre les responsables financiers dire :

« Nous n’avons pas d’impayés, juste des retards, beaucoup de retards, mais on finit par être payé, donc ce n’est pas un problème ! »

Ceci est peut être vraie, jusqu’à un certain point.

Le capital coûte de l’argent quel que soit sa provenance. (suite…)