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Recouvrement de créances

Comment traiter les litiges clients?

Le client peut avoir un litige, nous ne contestons pas cela. En revanche le litige ne doit pas devenir le moyen de ne pas payer ses factures ou de payer ses factures en retard ou encore d’obtenir des avoirs supplémentaires.

Il existe plusieurs facteurs de succès dans le traitement des litiges :

  • une prévention grâce à de bonnes Conditions Générales de Vente (CGV)
  • une identification rapide du litige (15 jours après la date d’échéance)
  • un traitement rapide du litige (30 jours après la date d’échéance)
  • le recouvrement rapide de votre créance (45 jours après la date d’échéance)

Le traitement efficace des litiges commence avec la rédaction des CGV. Le vendeur doit absolument avoir, entres autres, une clause de signalement de litige qui précise le nombre de jours pour signaler un litige et la façon de le signaler (LR/AR, mail, etc.). Et ce, même si le vendeur a souscrit à une assurance-crédit. En cas de litige celle-ci sera suspendue et le vendeur sera tributaire de la décision du tribunal. Donc s’il a de bonnes CGV ceci peut dissuader son débiteur, dans le cas contraire il augmentera ses changes de gagner le procès.

Si le service commercial accepte le litige, alors il doit le traiter sans délais.

L’erreur la plus fréquente est d’établir un avoir sans aucune contrepartie. Le débiteur de mauvaise foi peut ainsi empocher la concession du vendeur sans pour autant le payer. Le jour où le vendeur voudrait mandater son partenaire en recouvrement, il ne peut le mandater que pour la somme restante due.

Si le service commercial n’accepte pas le litige alors le vendeur doit faire intervenir son partenaire immédiatement.

Cela ne sert à rien d’attendre il faut agir de suite.

La solvabilité du débiteur ne va que s’empirer, le litige va tomber dans les oubliettes, les personnes travaillant chez le vendeur ou chez le débiteur vont changer de poste, de site ou d’entreprise et cela deviendra très difficile de recouvrer la créance avec le temps.

Le Cabinet Phénix propose un audit gratuit des CGV pour améliorer la protection des entreprises dans ce domaine. Consultez nous pour mettre en place un dispositif interne de gestion de litiges efficace.

 

Plus une créance est récente, plus les chances de la recouvrer sont grandes!

Le schéma ci-dessus illustre bien la progression du risque dans le temps.

Le jour J étant le jour de l’échéance, comme vous le remarquerez le risque zéro n’existe pas, car même le jour de l’échéance il y a un petit risque d’impayé de 3%.

J+3 mois 

En revanche ce petit risque va prendre son envol et sera multiplié par 3,33 pour représenter 10% de risque dans les 3 mois. Ce n’est pas pour rien que les chances de recouvrement sont plus élevées pendant cette période. Les serials créanciers le savent bien, ils n’attendent pas pour mandater leur partenaire en recouvrement très longtemps.

J+6 mois 

Si la relance interne n’a pas été efficace avant, elle le sera encore moins après. N’oubliez pas, si votre débiteur n’a pas tenu ses deux premières promesses, il y a 80% de chances qu’il ne tienne pas les suivantes. Le risque d’impayé a doublé en l’espace de 3 mois, à présent il est de 20%. Les autres créanciers sont désormais vos concurrents, car il n’y en aura peut-être pas assez pour payer tous les créanciers.

J+9 mois 

Le risque d’impayé a plus que doublé depuis la dernière fois, à présent il est de 50%. De 6 à 9 mois est la période ou le risque progresse le plus rapidement. Si vous n’avez pas déjà confié votre dossier à votre partenaire en recouvrement, on se demande bien ce que vous attendez?

J+12 mois 

Il est déjà certainement trop tard pour beaucoup de vos créances, la tendance s’est inversé, désormais nous allons plutôt parler de vos chances de recouvrement de 10%.

J+15 mois 

La bonne nouvelle c’est que le risque est tellement élevé qu’il ne progresse presque plus.

QUE FAIRE PAR RAPPORT A CE CONSTAT?

Nous vous conseillerons de ne pas attendre plus de 3 mois avant de mandater votre partenaire de recouvrement de créances.

Si vous hésitez trop longtemps parce que vous allez payer une commission, vous ne faites pas le bon calcul. Ci-dessous la comparaison chiffrée de deux raisonnements :

Partons sur l’exemple d’un créancier qui a 5 dossiers de 5 000€, soit un portefeuille de 25 000€ de créances.

Raisonnement 1 : « Je confie mes dossiers à 9 mois car je ne veux pas payer trop de commissions.»

Réussite 50%, recouvré 12 500€, commissions payées : 1 750€.

Solde tout compte = pertes subies + rémunération du partenaire (12 500 +1 750= 14 250€)

Raisonnement 2 : « Je confie mes dossiers à 3 mois car je ne veux pas perdre trop d’argent.»

Réussite 90%, recouvré 22 500€, commissions payées : 3 150€.

Solde tout compte = pertes subies + rémunération du partenaire (2 500 +3 150= 5 650€)

Conclusion :

Vous voyez bien que le principal n’est pas de payer le moins de commission possible, mais de récupérer un maximum de créances. Dans le raisonnent 2 le créancier paye presque 2 fois plus de commissions alors que tous comptes faits il est gagnant par rapport au raisonnement 1.

 

Comment passer une créance par pertes et récupérer la TVA?

La comptabilité doit refléter une image fidèle de la situation réelle de l’entreprise. La description des opérations et des situations doit être adéquate, loyale, claire, précise et complète. Au nom du principe de prudence, il ne doit donc pas y avoir des écarts entre la réalité des comptes clients et la comptabilité.

Nous rencontrons beaucoup trop d’entreprises qui ne respectent pas ce principe. Certaines sont redressées par le fisc lors d’un contrôle fiscal en raison des écritures comptables non conformes. Alors nous avons jugé utile de publier cet article pour rappeler les principes de base.

La motivation première de notre cabinet est de recouvrer vos créances. Mais lorsque ceci n’est pas possible nous pouvons aussi vous aider à justifier leurs caractères irrécouvrables pour vous mettre à l’abri d’un redressement en cas de contrôle fiscal.

Qu’est qu’une créance douteuse?  Une créance est considérée douteuse pour deux raisons :

1)     le débiteur n’est pas en situation de pouvoir l’honorer dans les délais prévus. Dans ce cas on parle d’une créance douteuse qui est certaine, liquide et exigible.

2)     Le débiteur conteste la créance totalement ou partiellement. Dans ce cas on parle d’une créance douteuse qui est certaine et liquide mais son côté exigible doit être tranché à l’amiable ou par voie judiciaire.

ATTENTION : La récupération de la T.V.A n’est pas autorisée pour les créances douteuses et peut être redressée par le fisc.

Le simple fait que la créance commence à vieillir et/ou qu’elle soit contestée ou encore que le débiteur ne réagisse pas aux relances peut vous permettre de la considérer comme une créance douteuse. Le fait de confier cette créance à votre partenaire en recouvrement qui figurera sur l’état des créances le justifiera également.

Comment comptabiliser une créance douteuse? Lorsqu’une créance devient douteuse, voilà les écritures qui doivent être passées en comptabilité en 2 étapes:

Etape 1 :

  1. débiter le compte 416 Clients douteux ou litigieux
  2. créditer le compte 411 Créances clients

Etape 2 : Le créancier doit aussi estimer les probabilités de l’impayé et provisionner ses créances en respectant une règle par exemple :

Créances moins de 3 mois : Dépréciation : 10%

Créances entre 3 et 6 mois : Dépréciation : 20%

Créances entre 6 et 12 mois : Dépréciation : 50%

Créances à plus de 12 mois : Dépréciation : 80%

Voilà les écritures qui doivent être passées en comptabilité :

  1. débiter le compte 68174 Dotations aux provisions pour dépréciation des créances
  2. créditer le compte 491 Provisions pour dépréciation des comptes de clients

S’il s’agit d’une dépréciation exceptionnelle et non habituelle (de sorte que l’on ne rencontre pas dans les années précédentes) on peut alors mouvementer le compte 6876 Dotations pour dépréciations exceptionnelles à la place du compte 68174 Dotations aux provisions pour dépréciation des créances.

ATTENTION : Les provisions doivent être passées dans la limite du montant total hors taxes de la créance. Seules les variations des dépréciations de chaque année doivent être rapportées au compte de résultat. Il ne faut surtout pas reprendre entièrement la provision passée et d’en constituer une nouvelle.

Si le créancier a souscrit à une Assurance-Crédit?  Le créancier peut alors ne provisionner que la perte qui restera à sa charge après indemnisation par l’assurance-crédit. Le créancier doit retrancher de la dépréciation la partie couverte tous les ans et ajuster le montant de la provision. Analysons les probités et les écritures qui doivent être passées.

Le débiteur règle alors  que le créancier avait provisionné : une reprise de provision s’impose, voilà les écritures qui doivent être passées en comptabilité :

  1. débiter le compte 491 Provisions pour dépréciation des comptes de clients
  2. créditer le compte 78174 Reprises sur provisions pour dépréciation des créances

Le risque de l’impayé augmente alors que le créancier avait provisionné partiellement : une provision complémentaire doit être passée, voilà les écritures qui doivent être passées en comptabilité :

  1. débiter le compte 68174 Dotations aux provisions pour dépréciation des créances
  2. créditer le compte 491 Provisions pour dépréciation des comptes de clients

 Qu’est qu’une créance irrécouvrable? Une créance est irrécouvrable lorsque toutes les chances de recouvrement disparaissent. Ceci est matérialisé par un certificat d’irrecouvrabilité, la liquidation judiciaire du débiteur ou une décision de justice déboutant le créancier. Notre Cabinet peut aussi attester le caractère irrécouvrable d’une créance pour une 12e de raisons différentes : modicité, partie sans laisser d’adresse, …

ATTENTION : La récupération de la T.V.A sans justification peut également être redressée par le fisc, même pour une créance irrécouvrable.

Comment comptabiliser une créance irrécouvrable? Voici les écritures comptables à enregistrer en cas d’irrécouvrabilité de la créance :

1. débiter les comptes :

654 Pertes sur créances irrécouvrables

4457 T.V.A collectée

2. créditer le compte 416 Clients douteux ou litigieux.

Attention : Pour pouvoir passer la créance par perte et récupérer la TVA le caractère irrécouvrable de la créance doit être prouvé, ceci est nécessaire mais insuffisant. Il faut en plus respecter une formalité bien précise qui est décrite ci-dessous.

Comment récupérer la TVA? Si l’entreprise créancière paie la TVA à l’encaissement, elle doit quand même justifier de ses démarches pour recouvrer sa créance, dont la TVA, mais elle n’y est pas parvenue. Autrement le fisc peut considérer que le créancier a fait preuve de laxisme et peut quand-même la redresser et exiger le paiement de la TVA non collectée.

Si l’entreprise créancière paie la TVA réel, le mois de facturation, il y a en plus l’enjeu financier, car elle peut récupérer la TVA payée à condition de remplir la formalité suivante.

Quel que soit le régime de TVA en cas d’une facture impayée totale ou partielle afin de récupérer la T.V.A payée, l’entreprise créancière doit envoyer à son débiteur un duplicata de la facture initiale comportant la mention :

Facture demeurée impayée pour la somme de …€ (prix net) et pour la somme de … € (TVA correspondante) qui ne peut faire l’objet d’une déduction (article 272 du CGI).

En effet si le débiteur n’a pas payé la TVA il ne peut pas la déduire, ce n’est que justice. Le créancier a donc le devoir de le rappeler au débiteur pour décharger la responsabilité sur lui. Naturellement il garde une copie pour justifier de ses démarches en cas de contrôle. L’entreprise créancière peut enfin récupérer la T.V.A sur sa créance impayée. Dès lors si le débiteur déduit la TVA, c’est lui qui sera redressé.

Récupération de la TVA en cas de Liquidation Judiciaire :

La récupération de TVA peut être opérée dès la date de décision de justice prononçant la liquidation. Si la créance avait fait l’objet d’une dépréciation, il faut alors la reprendre. Voici les écritures comptables à enregistrer :

  1. débiter le compte 491 Provisions pour dépréciation des comptes de clients
  2. créditer le compte 78174 Reprises sur provisions pour dépréciation des créances

Nos consultants sont à votre disposition pour mettre en place les démarches pour recouvrer vos créances sinon de justifier leurs caractères irrécouvrables.

Comment calculer le coût du recouvrement?

COMMENT CALCULER LE COUT DU RECOUVREMENT ?

Le créancier qui a peu de dossiers prendra aussi peu de temps pour faire son choix selon la grille de commission des prestataires de recouvrement. Si un prestataire propose un taux de commission de 7% et l’autre 14% il y a de fortes chances que son choix s’arrête sur le moins cher des deux.

Pourtant les actions qu’un prestataire mettra en œuvre seront en corrélation avec ses propres espoirs de gains. Plus les espoirs de gains d’un prestataire seront élèves, plus il pourra mettre en œuvre d’actions visant à recouvrer la créance qui lui est confiée. Ce point mérite d’être souligné.

(suite…)

Note sur les nouvelles mentions obligatoires.

Nous souhaitons porter à votre connaissance une nouvelle mention obligatoire qui doit figurer sur les factures à compter du 1er janvier 2013.
Un décret du 2 octobre 2012 a inséré dans le code de commerce un article D. 441-5 fixant le montant de cette indemnité à 40 € par facture en retard de paiement. Cette nouvelle indemnité vient en complément des pénalités de retard existantes. Celle-ci n’est pas soumise à la TVA.
ATTENTION : Le défaut d’information sur l’indemnité est pénalement sanctionnable. (suite…)

Les retards de paiements font perdre autant que les impayés.

C’est assez inquiétant d’entendre les responsables financiers dire :

« Nous n’avons pas d’impayés, juste des retards, beaucoup de retards, mais on finit par être payé, donc ce n’est pas un problème ! »

Ceci est peut être vraie, jusqu’à un certain point.

Le capital coûte de l’argent quel que soit sa provenance. (suite…)

Le recouvrement de créances est un métier.

Plus de la moitié de la population mondiale fait quotidiennement de la cuisine or très peu de personnes sont de chefs cuisiniers. Bien que ce soit indispensable il ne suffit pas de savoir bien cuisiner pour devenir un chef cuisinier.

Nous n’avons naturellement pas besoin d’un chef cuisinier à tous nos repas. On sollicite un chef cuisinier pour une occasion rare et qui nous est cher. Ce jour là, on ne voudrait pas se contenter de quelqu’un qui, seulement, fera bien la cuisine. (suite…)

Prenez des risques contrôlés.

Ce n’est pas parce que vous n’avez pas réussie à vous faire payer par le passé qu’il ne faut plus rien faire aujourd’hui.

Beaucoup de personnes reprennent leur voiture après avoir vécu un accident de la route. Si chaque fois qu’une personne accidentée devait arrêter de prendre la route, nous n’avancerions pas beaucoup. En revanche ces personnes changent leur façon de conduire. Elles sont plus attentives, elles roulent moins vite, elles anticipent d’avantage.

C’est exactement pareille pour une entreprise, un impayé fait partie du paysage des affaires. A notre avis, vouloir l’éviter à tout prix coûte beaucoup trop cher en termes de coût d’opportunité. (suite…)

Appliquez les méthodes des sportifs de haut niveau.

PRENEZ UN BON DEPART

Dans le recouvrement de créances, prendre un bon départ est une obligation. Tel un sportif de haut niveau, vous ne pouvez gagner la course si vous prenez un mauvais départ. Si vous décidez de réclamez votre argent, alors décidez aussi de le réclamer en premier. Car, il n’y a guerre de différence entre réclamer son argent en 3eme ou en 4eme position et ne rien réclamer du tout. (suite…)

Et si vous ne deviez plus faire du recouvrement?

Hélas nous ne pouvons que déplorer les 15 milliards d’euros que les entreprises enregistrent comme pertes sèches tous les ans. Les créanciers auraient certainement préféré dépenser ou investir cet argent plutôt que de le perdre.

Nous sommes convaincus que beaucoup d’entrepreneurs seraient dans une situation bien plus confortable s’ils s’étaient mieux occupés de leurs créances.

Un impayé fait perdre de l’argent et du temps, comme par hasard il s’agit de deux capitaux les plus rares, dont on a le plus besoin, pour réussir.

C’est pour cette raison que les impayés sont devenus la première cause de dépôt de bilan en France. (suite…)